Privacy statement

Laudame Financials (Laudame) vindt het van groot belang dat er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan, werkt met goed beveiligde informatiesystemen en een helder privacy statement. De wijze waarop door Laudame wordt omgegaan met persoonsgegevens is beschreven in dit privacy statement en is gebaseerd op de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG).

Laudame is een zakelijke dienstverlener die finance professionals zowel bemiddelt voor tijdelijke vacatures als vaste aanstellingen. Laudame is gevestigd aan de Watermanweg 100, 3067 GG te Rotterdam.

Van wie verzamelt Laudame gegevens?

• Bezoekers van onze websites;
• Contactpersonen afnemers en leveranciers (zakelijke relaties);
• Externe medewerkers (interim financials);
• Kandidaten Search & Selection en recruitment.

Bezoekers websites

Wij verzamelen persoonsgegevens vanaf het moment dat deze worden achtergelaten via één van onze download- of contactformulieren op onze website laudame.nl.

Welke persoonsgegevens worden vastgelegd?

Als een contactformulier is ingevuld slaan we op:

• Naam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer (mits ingevuld)

Als een downloadformulier is ingevuld slaan we op:

• Naam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer (mits ingevuld)
• Bedrijfsnaam (mits ingevuld)

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden gebruikt om onze diensten aan te bieden.

Contactpersonen afnemers en leveranciers (zakelijke relaties)

Laudame verwerkt persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zij zaken doet.

Welke persoonsgegevens worden vastgelegd?

• Naam;
• Functie;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer.

Waarom verzamelen wij deze persoonsgegevens?

• Om een zakelijke relatie te onderhouden;
• Voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, zoals kennisdeling;
• Noodzakelijk om een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden;
• Versturen nieuwsbrief.

Welke bewaartermijn wordt gehanteerd?

Van wezenlijk belang voor de bedrijfsvoering van Laudame is het op zeer korte termijn reageren op kansen die zich in de markt voor doen. Hieruit volgt dat voor een adequate bedrijfsvoering contactgegevens van (potentiële) relaties op afroep beschikbaar moeten zijn. Hierbij kan het gaan om relaties waarmee in het verleden al zaken zijn gedaan, maar ook om prospects. Aangezien het opbouwen van een relatie, inclusief het leggen van de contacten, geruime tijd in beslag neemt, bewaart Laudame de opgeslagen persoonsgegevens voor onbepaalde tijd. Hierbij is het uitgangspunt dat een zo minimaal als mogelijke set persoonsgegevens wordt vastgelegd.

Voor contactpersonen, zowel afnemers als leveranciers, wordt de duur van de uitvoering van de overeenkomst plus een bewaartermijn van 7 jaar aangehouden voordat de gegevens, met uitzondering van een minimale set persoonsgegevens, worden verwijderd.

Voor het benaderen van contactpersonen op een andere grondslag, namelijk marketing/aanbiedingen, geldt dat deze contactpersonen altijd het recht van verzet hebben en bij iedere e-mail de mogelijkheid om zich uit te schrijven.

Waar zijn de persoonsgegevens opgeslagen?

De persoonsgegevens kunnen zijn opgeslagen in het CRM systeem, het administratiepakket en fysiek bij Laudame op kantoor. Met de leveranciers van het CRM systeem en het administratiepakket zijn verwerkingsovereenkomsten afgesloten.

Externe medewerkers (interim financials)

Welke persoonsgegevens worden vastgelegd?

• NAW-gegevens;
• Curriculum vitae (CV);
• BSN-nummer;
• Kopie van ID bewijs en eventuele werkvergunning;
• Indicatie tarief;
• Evaluaties van opdrachtgevers;
• Overige gegevens ten behoeve van de administratie.

Wat zijn grondslag en doel vastlegging persoonsgegevens?

Het ‘in portfolio houden van kandidaten’ vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van Laudame om ingeschreven kandidaten regelmatig te benaderen. Dit is kern van haar normale bedrijfsvoering om zo vraag en aanbod op de arbeidsmarkt (en specifiek de markt van financials) met elkaar te kunnen verbinden. Het verbinden van tijdelijke vacatures en beschikbare kandidaten is de “core business” van Laudame. E-mail is bij uitstek het medium om deze informatie te delen met de juiste doelgroep. Het belang van betrokkenen om niet (langer) benaderd te worden, is weegt eveneens mee. Daarom heeft Laudame de volgende maatregelen genomen, waardoor zij meent dat haar belang boven het belang van de betrokkenen gaat:

• Bij het inschrijven door een kandidaat wordt actief verwezen naar ons privacy statement. Dit statement bevat een heldere omschrijving van alle verwerkingen, onze bewaartermijnen en de rechten die iedere betrokkene heeft. Bovendien is dit statement altijd online te raadplegen;
• Iedere betrokkene heeft bij iedere aan hem verzonden e-mail de mogelijkheid om zichzelf middels één muisklik uit te schrijven. Een uitschrijving wordt per direct verwerkt;
• Iedere kandidaat kan zich tussentijds uitschrijven door. Het volstaat om hiervoor een verzoek te sturen gericht aan info@laudame.nl;
• Indien een betrokkene op andere wijze het recht van verzet uitoefent, wordt dit verzet altijd gehonoreerd.

Het doel van de vastlegging is:

• Om een zakelijke relatie te houden (realiseren inzet op opdrachten);
• Geschiktheid en ambities te kunnen beoordelen voor bemiddeling;
• Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en deze te onderhouden en na te komen;
• Managementdoeleinden te kunnen borgen;
• Interne controles (bijvoorbeeld het SNA keurmerk) en bedrijfsveiligheid te verzorgen;
• Te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Hieronder valt de arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving en bestrijding van fraude.

Welke bewaartermijn wordt gehanteerd?

Na het einde van een opdracht worden de persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar bewaard. Na verloop van deze periode worden de persoonsgegevens verwijderd uit de informatiesystemen van Laudame.

Van wezenlijk belang voor de bedrijfsvoering van Laudame is het op zeer korte termijn reageren op kansen die zich in de markt voordoen. Hieruit volgt dat voor een adequate bedrijfsvoering contactgegevens van interim financials op afroep beschikbaar moeten zijn, zodat snel gereageerd kan worden op aanvragen voor tijdelijke vacatures in de markt. Het uit de grote hoeveelheid op het internet aanwezige informatie selecteren is zeer tijdrovend en vergt, inclusief de zorgvuldige beoordeling van de gevonden informatie, een aanzienlijke doorlooptijd. Hier vergt zeker het zoeken op specifieke kennis en ervaring veel tijd, die veelal niet aanwezig is op het moment dat er sprake is van een concrete aanvraag. Aangezien interim financials gedurende hun gehele carrière in principe inzetbaar zijn en gezien het intensieve zoekproces, bewaart Laudame de opgeslagen persoonsgegevens zolang de kandidaat er blijk van geeft als financial actief te zijn op de arbeidsmarkt en anders uiterlijk tot de AOW-gerechtigde leeftijd.

Omdat met name een up-to-date CV van belang is, benadert Laudame de interim financials die in de database zijn vastgelegd eens per 2 jaar het verzoek om het CV te verversen. Geeft een persoon, waarvan de gegevens zijn vastgelegd, aan dat hij de vastlegging van zijn persoonsgegevens niet op prijs stelt, dan worden deze gegevens op eerste verzoek verwijderd.

Het ‘in portfolio houden van interim financials’ vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van Laudame om potentiële opdrachtgevers en/of ingeschreven kandidaten regelmatig te benaderen. Dit is kern van haar normale bedrijfsvoering om zo vraag en aanbod op de markt voor tijdelijke inzet van financials met elkaar te kunnen verbinden. Het verbinden van vacatures bij relaties en beschikbare kandidaten is de “core business” van Laudame. E-mail is bij uitstek het medium om deze informatie te delen met de juiste doelgroep. Het belang van betrokkenen om niet (langer) benaderd te worden, weegt eveneens mee. Daarom heeft Laudame de volgende maatregelen genomen, waardoor zij meent dat haar belang boven het belang van de betrokkenen gaat:

• Bij de verwerking slaat Laudame slechts de noodzakelijke gegevens op die nodig zijn om een match te kunnen maken. Veelal zal dit zijn in de vorm van een door de kandidaat ingestuurd CV;
• Bij het inschrijven door een kandidaat wordt actief verwezen naar ons privacy statement. Dit statement bevat een heldere omschrijving van alle verwerkingen, onze bewaartermijnen en de rechten die iedere betrokkene heeft. Bovendien is dit statement altijd online te raadplegen;
• Iedere betrokkene heeft bij iedere aan hem/haar verzonden mail de mogelijkheid om zichzelf middels één muisklik uit te schrijven. Een uitschrijving wordt per direct verwerkt;
• Iedere kandidaat kan zich tussentijds uitschrijven door dit te melden aan Laudame via info@laudame.nl;
• Indien een betrokkene op andere wijze het recht van verzet uitoefent, wordt dit verzet altijd gehonoreerd.

Waar zijn de persoonsgegevens opgeslagen?

De persoonsgegevens kunnen zijn opgeslagen in het CRM systeem, het administratiepakket en fysiek bij Laudame op kantoor. Met de leveranciers van het CRM systeem en het administratiepakket zijn verwerkingsovereenkomsten afgesloten.

Overige punten

Van interim professionals waarvan Laudame van mening is dat deze niet (langer) bemiddelbaar zijn (bijvoorbeeld doordat zij geen Verklaring Omtrent Gedrag kunnen verstrekken, of er sprake is van wangedrag waardoor een opdrachtgever de opdracht beëindigt), worden de NAW gegevens vastgelegd.

Ditzelfde is van toepassing voor hen die aangeven dat hun gegevens verwijderd dienen te worden.

De professionals waarvoor de hierboven beschreven situaties van toepassing zijn worden opgenomen op een non-mailinglist.

Kandidaten Search & Selection en recruitment

Welke persoonsgegevens worden vastgelegd?

• NAW-gegevens;
• Curriculum vitae (CV);
• Salarisindicatie;
• Kopie diploma’s;
• Kopie van ID bewijs;
• Overige gegevens ten behoeve van de administratie;
• Versturen kandidaten mailing.

Wat zijn grondslag en doel vastlegging persoonsgegevens?

Het ‘in portfolio houden van kandidaten’ vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van Laudame om ingeschreven kandidaten regelmatig te benaderen, Dit is kern van haar normale bedrijfsvoering om zo vraag en aanbod op de arbeidsmarkt (en specifiek de markt van financials) met elkaar te kunnen verbinden. Het verbinden van vacatures en beschikbare kandidaten is de “core business” van Laudame. E-mail is bij uitstek het medium om deze informatie te delen met de juiste doelgroep. Het belang van betrokkenen om niet (langer) benaderd te worden, weegt eveneens mee. Daarom heeft Laudame de volgende maatregelen genomen, waardoor zij meent dat haar belang boven het belang van de betrokkenen gaat:

• Bij het inschrijven door een kandidaat wordt actief verwezen naar ons privacy statement. Dit statement bevat een heldere omschrijving van alle verwerkingen, onze bewaartermijnen en de rechten die iedere betrokkene heeft. Bovendien is dit statement altijd online te raadplegen;
• Iedere betrokkene heeft bij iedere aan hem verzonden mail de mogelijkheid om zichzelf middels één muisklik uit te schrijven. Een uitschrijving wordt per direct verwerkt;
• Iedere kandidaat kan zich tussentijds uitschrijven door. Het volstaat om hiervoor een verzoek te sturen gericht aan info@laudame.nl;
• Indien een betrokkene op andere wijze het recht van verzet uitoefent, wordt dit verzet altijd gehonoreerd.

Het doel van de vastlegging is:

• Om een relatie te onderhouden (realiseren bemiddeling naar een baan);
• Geschiktheid en ambities te kunnen beoordelen voor bemiddeling
• Managementdoeleinden te kunnen borgen;
• Te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Hieronder valt de arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving en bestrijding van fraude.

Welke bewaartermijn wordt gehanteerd?

Van wezenlijk belang voor de bedrijfsvoering van Laudame is het op zeer korte termijn reageren op kansen die zich in de markt voor doen. Hieruit volgt dat voor een adequate bedrijfsvoering contactgegevens van interim financials op afroep beschikbaar moeten zijn, zodat snel gereageerd kan worden op aanvragen voor tijdelijke vacatures in de markt. Het uit de grote hoeveelheid op het internet aanwezige informatie is zeer tijdrovend en vergt, inclusief de zorgvuldige beoordeling van de gevonden informatie een aanzienlijke doorlooptijd. Hier vergt zeker het zoeken op specifieke kennis en ervaring veel tijd, die veelal niet aanwezig is op het moment dat er sprake is van een concrete aanvraag. Aangezien interim financials gedurende hun gehele carrière in principe inzetbaar zijn en gezien het intensieve zoekproces, bewaart Laudame de opgeslagen persoonsgegevens zolang de kandidaat er blijk van geeft als financial actief te zijn op de arbeidsmarkt en anders uiterlijk tot de AOW-gerechtigde leeftijd. Omdat met name een up-to-date CV van belang is, benadert Laudame de interim financials die in de database zijn vastgelegd eens per 2 jaar het verzoek om het CV te verversen. Geeft een persoon, waarvan de gegevens zijn vastgelegd, aan dat hij de vastlegging van zijn persoonsgegevens niet op prijs stelt, dan worden deze gegevens op eerste verzoek verwijderd.

Waar zijn de persoonsgegevens opgeslagen?

De persoonsgegevens kunnen zijn opgeslagen in het CRM systeem, het administratiepakket en fysiek bij Laudame op kantoor. Met de leveranciers van het CRM systeem en het administratiepakket zijn verwerkingsovereenkomsten afgesloten.

Overige punten

Van financials waarvan Laudame van mening is dat deze niet bemiddelbaar zijn, worden de NAW gegevens vastgelegd.

Ditzelfde is van toepassing voor hen die aangeven dat hun gegevens verwijderd dienen te worden.

De financials waarvoor de hierboven beschreven situaties van toepassing zijn worden opgenomen op een non-mailinglist.

Verwerkersovereenkomst

In het geval Laudame een andere organisatie een opdracht verstrekt om door Laudame vastgelegde persoonsgegevens te verwerken, dan is met deze organisatie een verwerkersovereenkomst afgesloten. Deze overeenkomst dient om te waarborgen dat de verwerkende organisatie zich bij de verwerking van de gegevens houdt aan de wettelijke bepalingen van de AVG. In de bijgevoegde bijlage is vastgelegd welke organisatie namens Laudame persoonsgegevens verwerken en/of een verwerkingsovereenkomst is afgesloten.

Algemene beschrijving van beveiligings- en toegangsmaatregelen

Laudame heeft maatregelen getroffen om te voorkomen dat haar kantoorruimte door onbevoegde kan worden betreden. Zo is er toegangscontrole en is buiten kantoortijden een alarm ingeschakeld.

Op kantoor zijn archiefkasten afgesloten.

Met betrekking tot gegevensdragers is het beleid dat gevoelige informatie, in dit kader persoonsgegevens, niet opgeslagen worden op de lokale schijf van de gebruikte systemen, tevens worden geen persoonsgegevens opgeslagen op niet ge-encrypte usb-sticks.

Periodiek dienen wachtwoorden door gebruikers te worden vernieuwd.

In het geval van een (vermoeden) van een datalek kan worden teruggevallen op het protocol dat Laudame hiervoor heeft opgesteld.

Contact

Als u vragen, opmerkingen of klachten hebt die verband houden met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Laudame via 010- 451 5500 en per e-mail via privacy@laudame.nl. Binnen Laudame is de heer M. Moerman het aanspreekpunt voor zaken die betrekking hebben op privacy.