“Zet gegevens om in kansen”, “Stimuleer betere zakelijke beslissingen in uw organisatie met Microsoft Power BI” en “Een gegevensgestuurde bedrijfscultuur met business intelligence voor iedereen”. Zomaar wat quotes van de site van Microsoft over Power BI, ontworpen om experts te ondersteunen in het big data-tijdperk. Power BI combineert technologieën die in eerste instantie ontworpen zijn voor Excel (PowerPivot & PowerQuery) en voegt daar briljante visualisatiemogelijkheden en de mogelijkheid om realtime via de cloud rapportages te raadplegen aan toe. Een must-have voor de moderne financial, zou je zeggen.
Die boodschap onderstreept Jarno Visser, consultant en trainer van de Power BI Academy, afgelopen september tijdens onze jaarlijkse Leerdag als kick-off van het Laudame Financials Power BI-traject. Eén van de speerpunten van de Laudame Academy is het aanbieden van trainingen om onze interim financials te begeleiden in hun verdere ontwikkeling. Mede daarom is besloten om alle interim-financials een solide basis in Power-BI te bieden. Helemaal nieuw zijn de mogelijkheden eigenlijk voor niemand. Op kantoor werken we namelijk al geruime tijd met een dashboard in Power BI, waar klokken via verschillende wijzertjes de belangrijkste (financiële en niet financiële) stuurinformatie van Laudame Financials in één oogopslag tonen. Ook hebben diverse collega’s al (uitgebreide) implementatietrajecten begeleid bij verschillende opdrachtgevers.
Aan de hand van verschillende artikelen nemen we jullie mee in de Power BI-ontwikkelingen van afgelopen maanden.
Power BI en andere BI-tools
Centraal tijdens de kick-off stond de ‘waarom?’-vraag: waarom zou je Power BI moeten gebruiken en waarom nu? Er bestaan wel meer BI-tools. En moeten we Excel dan zomaar afschrijven?
Hoewel er zeker meerdere goede BI-tools op de markt zijn, onderscheidt Power BI zich van andere tools op in ieder geval 3 punten:
- BI-tools als Qlik & Tableau zijn echte BI developer-tools. Power BI is voor Excel-gebruikers redelijk toegankelijk. Daarnaast biedt Power BI veel betere visuals dan Excel.
- Power BI zit inbegrepen bij de Microsoft-omgeving en heeft veel standaardaansluitingen met verschillende pakketten.
- De licentiestructuur is voordelig: Power BI Desktop is gratis, Power BI Online is opgenomen in Office 365 licentie en de Power BI App is gratis te downloaden. De pro-licentie om dashboards en rapportages te distribueren valt met €8,40 per maand een stuk lager uit dan bij tools als Qlik en Tableau.
Toch is het niet aan te raden om halsoverkop met Power BI te starten. Na het bespreken van de ‘why’ van Power BI, hebben we met elkaar nagedacht over een goede start. Zonder gedegen voorbereiding en een gestructureerde implementatie is er een reële kans dat de rapportages, hoe stijlvol vormgegeven ze ook mogen zijn, weinig concrete waarde toevoegen voor de eindgebruiker.
Begin met een implementatieplan
Een goed implementatieplan bestaat o.a. uit het bepalen van de doelgroepen, de informatiebehoefte van deze doelgroepen en, in samenwerking met de business, uitgewerkte data-definities. Bepaal ook vooraf de invulling van rollen rondom Power BI: wie wordt/worden de eindgebruiker, business owner, Power BI developer en data developer? Schrijf vervolgens een duidelijk projectplan met doelen, planning, capaciteitsbeslag en budget.
Een ander cruciaal onderdeel voor een succesvolle implementatie is een goed georganiseerd datawarehouse waar alle benodigde data beschikbaar is. Meer hierover lees je in het volgende artikel. Geef de Power BI developers toegang hiertoe en train ze, bijvoorbeeld in het gebruik van data modelleren in Power BI. Vervolgens bouwen de developers de rapportages en worden deze getest en geaccepteerd door de business owners. Als laatste krijgen de eindgebruikers training en worden de rapportages in de business overgedragen.
Waardevolle tips om de implementatie van Power BI tot een succes te maken dus tijdens deze kick-off. Om zelf actief aan de slag te gaan met Power BI hebben we verschillende trainingsavonden georganiseerd. In de volgende artikelen delen we hierover onze ervaringen met jullie.
Je gegevensmodel in Power BI op orde hebben.
In het volgende artikel gaan we dieper in op het gegevensmodel in Power BI. Dat artikel lees je hier.
Iedere organisatie is anders, maar op hoofdlijnen geloven we dat er vier cruciale thema’s zijn voor het succesvol implementeren en gebruiken van Power BI. Onze jarenlange ervaring op het snijvlak van Finance & IT (en specifiek Power BI) hebben we samengebracht in de Whitepaper ‘In Control met Power BI’. Benieuwd wat Power BI voor jou kan betekenen? Download dan snel de Whitepaper.