De achtergrond van de transactie, een nieuw of gewijzigd bestuur en een veranderde koers kunnen stuk voor stuk invloed hebben op de werkzaamheden van de financiële afdeling na een fusie of overname. Financiële processen worden anders ingericht en er is behoefte aan andere managementinformatie. Dit vraagt om de juiste kennis en vaardigheden, maar ook de juiste aanpak. En juist in de aanpak zien wij in de praktijk drie veelvoorkomende valkuilen.
Valkuil 1: Alles in één keer willen doen
Tijdens, maar ook na een overname, fusie of herstructurering worden allerlei bedrijfsprocessen onder de loep genomen. En er wordt vooral gekeken hoe deze verder geoptimaliseerd kunnen worden. Zo ontstaan er doorgaans andere wensen rondom rapportages of een andere aanpak binnen budgetteringsprocessen. Er komt na een transactie genoeg af op de financiële afdeling, wat lang niet allemaal tegelijkertijd uitgevoerd kan worden. Bovendien worden dergelijke projecten in de praktijk nog weleens overhaast opgepakt. Dit alles zorgt voor een hoge werkdruk, maar niet direct voor de gewenste resultaten. Onze tips:
- Beschrijf de huidige situatie en de gewenste situatie. Wat is er nodig om een brug te slaan tussen beide? Pak de te nemen stappen vervolgens projectmatig aan.
- Prioriteer alle wensen en voorkom overhaaste projecten. Geef organisatiebreed én per afdeling prioriteiten aan.
- Kijk binnen de huidige teams en tools wat er gedaan kan worden om aan de nieuwe wensen te voldoen.
- Faseer de implementatie van nieuwe werkprocessen en tools. Hierdoor krijgen de teams en individuele medewerkers de tijd om aan de nieuwe situatie te wennen en de werkzaamheden écht onder de knie te krijgen.
Valkuil 2: Aanmodderen met oude managementinformatie
Ieder bedrijf heeft een eigen manier van data verzamelen en het rapporteren van gegevens. En iedere maand, week of kwartaal wordt hetzelfde principe toegepast. Wanneer een nieuw bestuur om extra informatie vraagt, blijkt uit onze ervaring dat deze informatie wordt toegevoegd aan bestaande rapportages. Hierdoor ontstaan er vaak complexe datamodellen die door slechts enkele medewerkers bewerkt en geïnterpreteerd kunnen worden. Kortom, een fragiele situatie die u wilt voorkomen. Onze tips:
- Start met het maken van een budgettering op basis van een strategisch plan. Dit vormt de blauwdruk van de rapportages: de strategische doelen zijn immers de zaken die gemeten moeten worden.
- Onderken het belang van een nieuwe managementrapportage en automatisering. Dit vraagt om een investering, maar zal zich binnen de organisatie zeker terugverdienen. Zo voorkomt u situaties waarbij slechts één werknemer in staat is om bepaalde rapportages samen te stellen en te begrijpen.
- Wees toekomstgericht. Neem de forecasting en liquiditeits- en solvabiliteitsanalyses meteen mee in de blauwdruk van de rapportages, zodat er snel geschakeld kan worden wanneer dergelijke informatie nodig is. “Vooruitzien is regeren.”
"Garbage in is garbarge out"
Valkuil 3: Onvoldoende aandacht besteden aan datakwaliteit
De betrouwbaarheid van een rapportage staat of valt met de kwaliteit van de data. En dat hangt onder andere samen met een goede samenwerking tussen verschillende afdelingen. Zo is een goede afstemming met de IT-afdeling en de operatie vanaf de start van het opzetten van rapportages essentieel. De IT-afdeling beheert immers de systemen waar de rapportages mee worden gemaakt en doorgaans is de operatie, bijvoorbeeld de salesafdeling, verantwoordelijk voor het invullen van de gegevens. Onze tips:
- Betrek de IT-afdeling en operatie bij keuzes voor een nieuwe financiële tool, het opzetten van rapportages en spreek duidelijk eigenaarschap af over de datakwaliteit.
- Wees kritisch op processen die datakwaliteit kunnen beïnvloeden.
- Controleer of de huidige meetinstrumenten betrouwbaar zijn. Aandacht voor de datakwaliteit ligt zowel bij IT als finance. Kijk per variabele waar de informatie vandaan komt en ga na of dit betrouwbaar is: “Garbage in, garbage out.”
Advies tot leven brengen
De vele ontwikkelingen en vraagstukken die volgen na een transactie vragen veel van de financiële medewerkers van een organisatie. Laudame staat naast u als ondernemer om, samen met de eigen financiële medewerkers, uw organisatie gedurende het gehele proces te begeleiden en versterken. Als externe partner leggen we de verbinding tussen de verschillende lagen en afdelingen binnen uw organisatie en ondersteunen we op het snijvlak van finance en IT.
Het is ons doel om uw financiële functie te professionaliseren. Dit doen wij door concreet invulling te geven aan de bedrijfsstrategie. Waar nodig zetten we onze kennis en ervaring in teamverband in, waardoor de bedrijfsvoering van uw onderneming zowel operationeel als strategisch wordt versterkt. Bij Laudame zijn we praktisch en resultaatgericht en brengen advies tot leven in de praktijk. Zo maken we het verschil. Meer lezen over onze aanpak? Dat leest u hier.
Laat uw gegevens achter via het formulier, dan neem ik zo snel mogelijk contact met u op.