De rapportagesystemen waren niet meer van deze tijd, in extern beheer en ook de functionaliteit liet te wensen over. Het was dus geen enorme verrassing dat er vanuit Stedin IT besloten werd om te stoppen met deze diensten. Maar het uitfaseren van oude systemen betekent natuurlijk niet dat de rapportagebehoefte wegvalt, zeker niet bij Stedin Hoogspanning. Binnen de afdeling leeft een brede rapportagebehoefte: van de werkvoorbereider die de status van zijn order wil controleren tot het MT dat op hoofdlijnen de cijfers en performance wil inzien. Daarnaast spelen de contractuele verplichtingen om binnen een groot project periodiek een rapportage en dataset op te leveren.
Het uitfaseren moest dus gepaard gaan met het implementeren van een nieuw systeem. In eigen beheer, met verbeterde inzichten én met flexibiliteit in de rapportages. Aangezien Power BI binnen Stedin steeds meer als de standaard rapportagetool werd gezien, was het logisch om de rapportagebehoefte vanuit Hoogspanning, zowel de bestaande, als ook de nieuwe rapportages, in Power BI te gaan ontwikkelen. In deze casestudy zoomen we in op het implementatietraject, waar Laudame-collega Sil Hofland als interim Power BI consultant een cruciale rol in heeft gespeeld.
Agile Samenwerking Business & IT
De verbinding tussen de business, IT en andere stakeholders speelt een belangrijke rol tijdens het implementatieproces. Daarom besluit Niels Peeters een collega vrij te maken voor dit proces. In dit geval een interim Power BI consultant vanuit Laudame die zich volledig kon focussen op de implementatie. Sil grijpt de implementatie van Power BI ook aan om te beoordelen hoe relevant, waardevol en accuraat bepaalde rapportages uit het oude systeem waren, wat wel en niet gebruikt werd door de business en in welke vorm de rapportages terug moesten komen binnen de Power BI omgeving.
Voor de ontwikkeling en implementatie van Power BI binnen Stedin Hoogspanning volgt Sil de flow van IT in sprints, epics en futures. Zo konden er heel gericht en stapsgewijs steeds meer functionaliteiten worden toegevoegd binnen Power BI. Elke twee of drie weken besprak Sil de ontwikkelingen met de business en andere stakeholders. Zo was er tijdens de gehele implementatie volop ruimte voor feedback, toelichting bij gemaakte keuzes en werd er efficiënt toegewerkt naar een rapportagesysteem waar alle verschillende stakeholders enthousiast van worden.
"Het Power BI traject binnen Stedin Hoogspanning heeft gezorgd voor een ware kwaliteitsimpuls op rapportagegebied. Een wirwar van rapportages uit diverse systemen hebben in relatief korte tijd plaatsgemaakt voor duidelijke, betrouwbare en overzichtelijke rapportages in Power BI. Hierdoor is het totaaloverzicht aan rapportages terug, is er betere stuurinformatie beschikbaar, worden de rapportages beter beheerd en is het gebruiksgemak fors toegenomen. Allemaal zaken waar ik en mijn collega’s enthousiast van worden en energie van krijgen." Niels Peeters, Manager Business Control bij Stedin Hoogspanning
Bouwen aan vertrouwen, enthousiasme en gebruik
Deze agile vorm van implementeren resulteert in vertrouwen, begrip en enthousiasme bij IT, de business en andere eindgebruikers van de Power BI rapportages. Tussentijdse problemen konden tijdig worden verholpen en verschuivingen binnen de rapportagebehoefte konden snel verwerkt worden in een volgende sprint. Dat vraagt uiteraard wel flexibiliteit tijdens het implementatieproces. De stip op de horizon is essentieel, maar te lang ‘onder water’ gaan tijdens een implementatie kan er voor zorgen dat de opgeleverde rapportages niet aansluiten op de daadwerkelijke behoefte van de eindgebruiker(s). Door de flexibiliteit van het systeem leent Power BI zich uitstekend voor deze agile manier van implementeren.
Een ander voordeel van collega’s al vroeg in het proces betrekken bij de implementatie is gewenning. Door deze aanpak raakten beheerders, gebruikers en andere stakeholders alvast vertrouwd met de omgeving en was het voor Sil makkelijker om de werkzaamheden en rapportages over te dragen. Bij het afronden van zijn opdracht was er binnen de afdeling Hoogspanning inzicht in de totstandkoming van de rapportages, vertrouwen in de data en enthousiasme over de mogelijkheden in de toekomst.
Power BI in de praktijk bij Stedin
We laten je graag zien hoe de rapportages van Stedin Hoogspanning er in de praktijk uit zien. Onderstaand tref je drie voorbeeldrapportages:
- Algemeen dashboard ‘schrijven van uren’
- Verdiepingsslag per categorie
- Trendanalyse afdelingen en teams
Let op: deze drie voorbeelden zijn gemaakt met fictieve data.
Dit overzicht laat zien hoe Stedin inzichtelijk maakt hoe ‘werkelijk’ ten opzichte van ‘budget’ wordt gepresteerd op het schrijven van uren. De uren zijn onderverdeeld in acht categorieën. Dit overzicht geeft in één oogopslag middels de KPI’s weer welk ‘uren type’ uit de pas loopt ten opzichte van het budget. De KPI wordt namelijk rood gearceerd op het moment dat de KPI slechter dan budget gaat presteren.
Dit overzicht geeft een verdiepingsslag op de dashboardpagina. Het biedt de mogelijkheid om in te zoomen op een specifieke maand van een bepaald ‘uren type’.
Dit overzicht geeft de mogelijkheid om snelle analyses te doen in hoe de afdelingen en teams presteren t.o.v. het budgettarget. Vanuit dit overzicht kan Stedin achterhalen binnen welke afdelingen en teams de prestaties beter/slechter lopen t.o.v. het budget. Hierdoor kan snel achterhaald worden welke afdelingen meedragen aan de ontwikkeling van de KPI in het dashboard in zowel positieve als negatieve zin.
Whitepaper ‘In Control met Power BI’
Iedere organisatie is anders, maar op hoofdlijnen geloven we dat er vier cruciale thema’s zijn voor het succesvol implementeren en gebruiken van Power BI. Door onze ruime ervaring op het snijvlak van Finance & IT brengen onze professionals in elke fase van dit traject organisaties verder. Benieuwd wat Power BI voor jouw organisatie kan betekenen? Download dan de Whitepaper ‘In Control met Power BI’.