Waarom een capaciteitsplanning?
In een goede capaciteitsplanning komen vraag en aanbod bij elkaar. Het geeft in de eerste plaats inzicht in de capaciteit van de organisatie: wie is er wanneer beschikbaar om werk uit te voeren? Daarnaast geeft een capaciteitsplanning inzicht in de zorgvraag: welke opdrachten lopen er en verwachten we? En wie hebben we daarvoor nodig?
Een capaciteitsplanning biedt inzicht op verschillende niveaus. Zo wordt er op operationeel niveau gekeken naar de behoefte die de organisatie vandaag de dag ervaart. Dit komt heel concreet tot uiting in de roosters en planningen. Op tactisch niveau wordt er gekeken naar vraag en aanbod op middellange termijn. Hoe zit het met verlof en seizoensdrukte? Is er (tijdelijk) extra mankracht nodig om opdrachten uit te voeren? Het strategisch niveau verhoudt zich tot het strategische (hr-)beleid van de organisatie. Het gaat hier om de toekomstige match. Welke ontwikkelingen in de markt verwachten we en welke mensen en vaardigheden horen hierbij? Wat is de koers van onze organisatie?
Een goede capaciteitsplanning biedt inzicht op alle niveaus en geeft de juiste handvatten om tijdig bij te kunnen sturen in het geval van over- of ondercapaciteit. Naast het op korte en lange termijn vooruit kunnen kijken, biedt een capaciteitsplanning ook voordelen voor het verantwoorden van uren richting opdrachtgevers en het alloceren van personeelskosten.
“Je kunt aan de voorkant niet oplossen wat aan de achterkant nooit geregeld is."
6 tips voor een goede capaciteitsplanning in de zorg
- Raak alle lagen. De capaciteitsplanning raakt alle lagen van een organisatie. Het is essentieel dat de planning aansluit op de operatie, maar ook antwoord geeft op tactische en strategische vraagstukken. Betrek bij het (her)inrichten van de capaciteitsplanning dan ook collega’s van verschillende afdelingen en in verschillende functies. De inspanningen leveren voor iedere afdeling ook een hoop antwoorden en inzichten op.
- Werk samen. Aansluitend op tip 1 is het voor de afdelingen met bedrijfsvoeringsfuncties van groot belang dat er goed wordt samengewerkt. Vooral afdelingen zoals HR, IT en finance zijn veel van elkaar afhankelijk, terwijl deze in de praktijk niet altijd nauw met elkaar samenwerken. Er moet een gezamenlijke koers worden bepaald, zodat de afdelingen met betrekking tot de capaciteitsplanning als één geheel op kunnen treden.
- Vind en definieer de onderliggende behoefte. Wat zijn de uitdagingen bij het maken van de capaciteitsplanning? En wie gaan ermee aan de slag? Door op zoek te gaan naar de precieze behoefte, kan er beter worden bepaald wat de juiste aanpak is en wat bijvoorbeeld de juiste tools zijn. Denk aan het kiezen van nieuwe plansystemen. In de praktijk blijkt dat de aanleiding voor het implementeren of optimaliseren van een capaciteitsplanning gaandeweg van een heel andere aard is dan wordt gedacht.
- Bewaak de kostenoverzichten. Bij het implementeren of optimaliseren van een capaciteitsplanning krijgt u te maken met verschillende kostenposten, bijvoorbeeld de benodigde software of licentiekosten voor de tooling. Door hier periodiek over te rapporteren bewaakt u het overzicht.
- Creëer voldoende urgentie. Door in gesprek te gaan met alle betrokken afdelingen van de organisatie komt u erachter welke belangen er behartigd moeten worden. Het achterhalen van wensen en mogelijke pijnpunten die belangrijk zijn voor iedere afdeling, vormen de bedrijfsbrede urgentie voor de capaciteitsplanning. Het creëren van urgentie zorgt doorgaans voor meer enthousiasme over en toewijding voor dit project.
- Zorg voor duidelijk eigenaarschap binnen de organisatie. Het enthousiasme en de toewijding zijn namelijk hard nodig, onder andere voor het zorgen voor eigenaarschap. Net als bij andere projecten, is het bij de implementatie van een capaciteitsplanning essentieel dat iedere betrokkene verantwoordelijkheid neemt en keuzes durft te maken, mét alle belangen in het achterhoofd.
Van advies naar zichtbaar resultaat
Het implementeren van een capaciteitsplanning kan veel zorginstellingen uiteenlopende voordelen opleveren, die in alle lagen van de organisatie voelbaar zijn. Toch zien we in de praktijk dat dit vaak nog niet op de agenda staat of dat het project spaak loopt in de implementatie. Laudame pakt het project gestructureerd aan en gaat in gesprek met alle lagen en afdelingen om de precieze behoefte te achterhalen en het project in goede banen te leiden. Erwin vertelt: “Je kunt aan de voorkant niet oplossen wat aan de achterkant nooit geregeld is. Dat is waar Laudame in de lucht komt. We zullen namelijk door de hele organisatie heen moeten om die processen aan te pakken. Dat begint soms al bij de manier waarop offertes worden opgesteld.’’
Onze consultants gaan daarna ook verder dan het leveren van gedegen advies. We maken de cruciale vertaalslag naar implementatie in de praktijk, omdat onze consultants ook de juiste competenties bezitten voor de uitvoering van het plan. Zo realiseren we in een korte doorlooptijd zichtbaar en duurzaam resultaat.
Meer informatie over onze werkwijze lees je hier.
Laat uw gegevens achter via het formulier, dan neem ik zo snel mogelijk contact met u op.