Samen bouwen aan een toekomstgerichte financiële afdeling van Stichting De Hoop

Ook Ton Vink, divisiemanager serviceorganisatie, voelt zich thuis in Dordrecht. Inmiddels is hij al ruim 8 jaar verbonden aan De Hoop Groep, een christelijke GGZ- en verslavingszorginstelling. “Toen ik hier begon in 2015 was ik aansturend verantwoordelijk voor de ambulante volwassen zorg. Daarvoor werkte ik bij Achmea en ING. Na 2 jaar kreeg ik de verantwoordelijkheid voor de Service Organisatie””

De eerste paar jaar is Ton verantwoordelijk voor verbeterprojecten op IT, beleid en HR. In 2022 komt daar ook de verantwoordelijkheid voor finance & control en ook vastgoed bij. “In die periode raakte ik in gesprek met Sjaco Trouwborst die toen als interim finance manager vanuit Laudame Financials  Finance & Control aanstuurde. De afdeling stond voor een noodzakelijke transitie en het was voor mij heel waardevol om met hem te kunnen sparren.”

Verbetering op mens, proces en technologie

De ruimte voor die transitie ontstaat als de toenmalige Financieel Directeur lid Raad van Bestuur wordt, na al 23 jaar verschillende finance rollen te hebben vervuld. Dat is ook het moment dat Ton die ontstane plek ‘erbij’ neemt, als onderdeel van een bredere reorganisatie. Ton blikt terug op dat moment: “Wat ik heel knap vond was dat deze bestuurder, met zijn jarenlange ervaring, juist alle ruimte gaf voor verandering. Daarmee konden we gebruik maken van zijn kennis en tegelijkertijd de nodige vernieuwingen in gang zetten in rolverdeling, processen en technologie. Mijn uitdaging was om op een goede manier een hele loyale afdeling te moderniseren. Want met veranderingen in processen en technologie verandert er uiteraard ook veel voor de collega’s.”

In dat proces denkt Sjaco intensief mee over de inrichting van de vernieuwde afdeling finance & control, waarbij nieuw aan te nemen collega’s, het (her)verdelen van verantwoordelijkheden en vernieuwen en optimaliseren van processen en systemen een belangrijke rol spelen. “Wat ik bijzonder prettig vond in de samenwerking met Laudame Financials is de projectmatige aanpak, pragmatische insteek en de persoonlijke connectie. Sjaco leverde als externe autoriteit een compact projectplan van 5 pagina’s. Geen eindeloze rapporten of slidedecks, maar een concrete weg vooruit.”

Het moderniseren van de afdeling finance & control

Over een periode een jaar werken consultants en interim financials van Laudame Financials aan diverse verbeterprojecten binnen De Hoop. Eén van die projecten is het samenvoegen van de twee zelfstandige afdelingen ‘financiële administratie’ en ‘(interne) controle’ tot één afdeling finance & control. Maar er speelden nog veel meer projecten, vertelt Ton: “Erwin Steller (consultant vanuit Laudame) vroeg op een gegeven moment aan mij wat mijn belangrijkste doel was. Dat was op dat moment het tijdig en voorspelbaar opleveren van betrouwbare cijfers”

In 2022 had De Hoop geen goede (financiële) grip op de productiviteit en was de contractuitnutting van de verzekeraars nog erg complex. In combinatie met de cijfers vaak niet tijdig werden opgeleverd, liep de afdeling het hele jaar achter de feiten aan.

Laudame ontwikkelt voor De Hoop een control-framework en dashboards waarmee de cijfers betrouwbaar, voorspelbaar en op tijd gepresenteerd kunnen worden. Ton blikt terug op de meerwaarde en professionaliteit die dat zijn afdeling heeft gebracht: “Twee jaar geleden mailden we de cijfers rond en kwamen er allerlei vragen terug. Nu presenteren we onze maandcijfers in Power BI en kan je tot in detail doorklikken. Dat scheelt heel veel vragen en geeft ons ruimte om met analyses en advies meer waarde toe te voegen aan de organisatie. Daarbij mag en moet ook gezegd zijn dat onze eigen data-specialisten een zeer degelijke data-architectuur en data-warehouse hadden opgezet in de jaren ervoor. Dat compliment gaf Laudame ons dan weer!”

Zichtbare en brede impact voor De Hoop

Er zijn twee projecten die voor Ton in het oog springen vanwege de brede impact op de organisatie. Allereerst het visualiseren van data in Power BI. Hij vertelt: “We hadden de afgelopen jaren al flinke stappen gezet in onze datahuishouding, maar nog niet de vertaalslag naar visualisatie om daar alle potentie uit te halen. Sil Hofland heeft ons als BI-consultant vanuit Laudame enorm geholpen om op een laagdrempelige en professionele manier data te visualiseren in Power BI.”

Een ogenschijnlijk kleine stap met grote impact binnen de hele organisatie. Ton: “Met de Power BI dasbhoards en vernieuwde inzichten bieden we als afdeling finance & control zoveel meer waarde voor de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan inzichten in productiviteit op persoonlijk niveau. Voorheen hadden managers daar geen goed zicht op, maar nu kan iedereen dat voor zijn of haar afdeling inzien. En elke medewerker voor zichzelf ook.”

Het tweede project met brede impact voor De Hoop was het professionaliseren van de processen, met name de begrotingscyclus. “Onze begrotingscyclus begon altijd in september. Toen precies in die periode de verantwoordelijke collega uitviel, zaten we met een uitdaging. Erwin en Sjaco hebben ons niet alleen ondersteund in die periode, maar vooral enorme stappen gezet in de automatisering en professionalisering van het gehele proces. Terugkijkend gingen we in dat proces van de ene eye-opener naar de andere; er bleek zoveel mogelijk. Veel collega’s binnen De Hoop en binnen het bestuur waren echt onder de indruk van de betrokkenheid van Sjaco en Erwin, de aansluiting met de collega’s en de verbeteringen die ze hebben gerealiseerd.”

Betrokken en persoonlijk

Binnen een organisatie als De Hoop krijg je veel voor elkaar als je inhoud en de persoonlijke relatie weet te combineren, vertelt Ton: “Het had absoluut averechts gewerkt als we dit proces ingegaan waren met een botte bijl. Laudame weet de projectmatige aanpak goed te combineren met het investeren in de juiste relaties voor een breed draagvlak. Ik weet nog goed dat ik na een fietsongeluk even niet op kantoor aanwezig kon zijn. Toen zijn Sjaco en Sil bij mij thuis langsgekomen voor een voortgangsoverleg. Dat soort persoonlijke aandacht voegt voor mij in een langdurig verbetertraject ook veel waarde toe.”

Trots op het resultaat en het team

Op de vraag hoe Ton terugkijkt op de afgelopen jaren antwoordt hij vol overtuiging: “Terugkijkend ben ik vooral trots op en dankbaar voor drie factoren:

1. De openheid, verbeteringsgerichtheid en passie binnen mijn team om De Hoop verder te ontwikkelen;
2. De projectmatige hands-on aanpak en persoonlijke betrokkenheid vanuit de Laudame consultants;
3. En de samenwerking tussen bovenstaande twee partijen. Ik geloof er oprecht in dat we dit resultaat niet zonder elkaar hadden kunnen realiseren.”

De carrière van Ton Vink

Na het behalen van een MBA in Rotterdam begint Ton zijn carrière als General Management Trainee bij ING. Na drie jaar maakt hij de overstap naar Nationale Nederland, waar hij 2 jaar als Project & Change Manager werkt. Van 2012 tot 2015 is Ton als innovatie specialist en manager van het innovatieteam verantwoordelijk voor technologische ontwikkelingen binnen Achmea. In 2015 volgt de overstap naar Stichting De Hoop waarna er ook verantwoordelijkheden bijkomen als lid van de RvT van Stichting Sonneburgh, lid van het Regieteam Informatiebeleid en lid van de Eigenarenraad van Koppeltaal.

Persoonlijk profiel

• Woont samen met zijn vrouw en drie kinderen in Waddinxveen.
• Groot fan van zijn BBQ. Geeft met enige regelmaat workshops voor collega’s op de Big Green Egg bij hem in de tuin. Maakt in december zelfs zijn oliebollen op zijn groene ei.
• Combineert wielrennen en crossfit voor sportieve uitdaging en ontspanning. Hij zet zich ook op de fiets in voor het werk van De Hoop!